A levelek általában formálisabbak, mint a szöveges üzenetek vagy a chatüzenetek, ezért fontos odafigyelnünk, hogyan szólítjuk meg a címzettet. A megfelelő megszólítás kiválasztása segíthet abban, hogy a levélünk profi és tisztelettudó legyen. Fontos megjegyezni, hogy mindig tartsunk szem előtt a címzett kulturális hátterét és szokásait, és alkalmazzuk a megfelelő szólítást.
- Kezdjük azzal, hogy tisztázzuk, ki írja a levelet. Ha üzleti ügyekről van szó, akkor érdemes a nevünket és a pozíciónkat megemlíteni. Például: „Tisztelt Kedves Olvasó! Köszönöm, hogy megkereste a cégünket. Én vagyok John Smith, az XYZ vállalat ügyvezető igazgatója.”
- Ha ismerjük a címzett nevét, akkor használjuk azt. Ha nem ismerjük, akkor keressük meg az információkat, és ha nem találunk, akkor használjunk általános szólítást, mint például „Tisztelt Hölgyem/Úr!” vagy „Tisztelt Elnök Úr/Hölgy!”.
- Ha a címzett magasabb rangú személy, mint mi, akkor érdemes általánosabb szólítást használni, mint például „Tisztelt Elnök Úr/Hölgy!”, „Tisztelt Miniszter Úr/Hölgy!”, stb.
- Ha a címzett még nem ismer minket, akkor érdemes bemutatkozni a levél elején. Például: „Tisztelt Kedves Olvasó! Én vagyok Maria Rodriguez, a ABC vállalat ügyvezetője.”
- Végül, ha a címzett kollégánk vagy barátunk, akkor használhatunk személyesebb szólítást is, mint például „Kedves John!”, „Szia Maria!”, stb.